Stressfrei zur Inventur – Effiziente Bestandsaufnahme mit der SoftENGINE ERP-SUITE

Herzlich willkommen, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer. Ja, das Jahresende kommt immer näher und damit oft auch die Inventur. Hand aufs Herz. Ist das bei Ihnen auch so ein Thema? Stress, lange Abende für die Mitarbeiter, am Ende vielleicht ähm ungenaue Bestandszahlen. Muss dieser jährliche Kraftakt wirklich sein? Tja, das ist eine Frage, die sich wirklich viele stellen. Aber die gute Nachricht ist: Nein, muss es eigentlich nicht. Der Schlüssel dazu liegt oft in der Vorbereitung, also in der rechtzeitigen Vorbereitung. Am besten schon jetzt. im Herbst und ähm natürlich im Einsatz moderner Werkzeuge. So ein integriertes EAPSystem wie die Soft Engine EAP Suite, das kann diesen ganzen Prozess wirklich grundlegend ändern. Weg vom Chaos hin zu Effizienz und ja genauen Zahlen.

Okay, das klingt vielversprechend, eine echte Erleichterung, aber wie genau ähm packt die ERP Suite das an, wenn ich jetzt im Herbst starte, um diesen ja diesen Aufwand zu entschärfen? Fangen wir doch mal bei Thema Zeit an. Das ist ja oft der größte Schmerzpunkt. Genau. Die Zeitersparnis, das ist meist der erste große Vorteil, den die Leute sehen. Statt, dass sie da Manuellisten erstellen, nutzen sie in der Suite intelligente Assistenten. Die generieren ihnen die Zählen genauso, wie Sie sie brauchen. Also gefiltert nach Lagerorten, Bereichen, vielleicht Artikelgruppen. Und die Suite unterstützt beides. Klassische Zählen auf Papier, die man dann später erfasst oder eben, was viel schneller geht, die digitale Erfassung mit mobilen Datenerfassungsgeräten. MDE, also Handscanner.

Ah ja, MDE. Dieses Scanner kennt man ja. Aber was ist da jetzt der wirkliche Vorteil gegenüber der, na ja, der alten Papierliste? Der Hauptvorteil bei MDE ist das mühsame Abtippen von den Papierlisten, das entfällt komplett. Sie scannen den Artikel, geben die Menge ein, zack, die Daten sind sofort im System. Das beschleunigt nicht nur das reine Zählen ungemein, sondern verkürzt die gesamte Inventurdauer. Also, denken Sie mal an die Stunden, die ihre Mitarbeiter sparen, die können dann was anderes tun, was wertschöpfend ist.

Ja, die Zeitersparnis, die leuchtet ein. Absolut, aber schnell ist nicht alles. Wie sieht's denn mit der Genauigkeit aus und der Sicherheit der Daten? Fehler können ja richtig teuer werden. Absolut richtig. Ja, also die MDE Erfassung allein minimiert schon mal Übertragungsfehler ganz drastisch, aber auch die ERP Suite selbst hilft damit. Äh, sie prüft z.B. Eingaben auf Plausibilität. Also ist die erfasste Menge überhaupt realistisch? Und sie warnt bei Unstimmigkeiten. Sie können auch ganz klare Zugriffsrechte vergeben, damit jeder Mitarbeiter nur das sieht und tun kann, was er eben soll. Und noch was Wichtiges, Differenzen zwischen dem Sollbestand im System und dem gezählten ist Bestand, die fallen oft direkt auf beim Zählen oder kurz danach, nicht erst Wochen später bei der Auswertung. Alles wird auch protokolliert. Wer hat wann was gezählt? Das schafft natürlich Vertrauen in die Zahlen.

Okay. Okay. Weniger Fehler, bessere Nachvollziehbarkeit, das sind starke Argumente und genaue Zahlen sind ja klar die Basis für kluge Bestellungen verhindern Engpässe. Aber was ist, wenn die Bedingungen im Lager unterschiedlich sind? Nicht jedes Lager ist ja gleich oder wenn ich, sagen wir mal, gemischte Teams einsetzen will, manche mit Papier, manche mit Scanner. Ja, genau. Da zeigt sich die Flexibilität der Soft Engine Apsuitete. Sie sind dann nicht auf eine Methode festgelegt. Klassische Zählen drucken und später manuell erfassen, das geht im Das ist die Basis. MDEG Geräte setzen Sie eben dort ein, wo es sinnvoll ist, wo es am effizientesten ist. Und selbst wenn Daten mal externer erfasst wurden, in Exa z.B. gibt's Importfunktion. Die Suite unterstützt außerdem verschiedene Inventurverfahren, also Stichtagsinventur, klar, aber auch permanente Inventur. Sie wählen einfach das, was am besten zu ihren Abläufen passt.

Sehr gut diese Anpassungsfähigkeit. Und was kommt nach der Zählung? Welche Ergebnisse liefert das System dann, die mir wirklich im Tagesgeschäft und für den Jahresabschluss helfen? Am Ende? steht vor allem die Transparenz. Sie bekommen klar strukturierte Auswertungen, detaillierte Differenzlisten. Da sehen Sie dann ganz genau, wo Abweichungen aufgetreten sind und können den Ursachen nachgehen. Und ganz entscheidend für den Jahresabschluss. Das System unterstützt Sie bei der wertmäßigen Bewertung der Bestände, also nach den gängigen Verfahren wie dem Niederstwertprinzip für einfach gesagt die vorsichtige Bewertung zum niedrigeren Wert. Das ist dann die Grundlage für ihre Bilanz. Ganz wichtig. Man kann sagen, damit sparen sie nicht nur Zeit und Geld, sondern gewinnen auch Planungssicherheit eben durch verlässliche Bestandsdaten.

Verstehe. Klingt als würde die Inventur so tatsächlich ihren Schrecken verlieren, wenn man sie halt strukturiert und mit der richtigen Software angeht. Die ERP Suite scheint da ja ein ziemlich umfassendes Paket zu bieten. Das ist das Ziel. Ja, aber klar, das beste Werkzeug allein äh das ist nur die halbe Miete. Der entscheidende Impuls, der muss von Ihnen kommen. Und zwar äh am besten jetzt schon. Nutzen Sie jedoch die oft etwas ruhigere Herbstzeit für die Vorbereitungen in ihrer ERP Suite, also Zellbereiche festlegen, vielleicht mal die Artikelstammdaten prüfen, Zugriffsrechte einrichten, die Abläufe planen. Wenn diese Basisarbeit erledigt ist, dann läuft die eigentliche Zählung im Winter deutlich deutlich entspannter ab.

Das ist ein guter Punkt. Ein wichtiger Appell, nicht warten, bis der Stress losgeht. Jetzt die Weichen Stellen und ähm vielleicht ist das ja auch mal ein Anstoß grundsätzlich nachzudenken. Wäre vielleicht eine permanente Inventur? Also die Zählung verteilt über das ganze Jahr für ihr Unternehmen nicht dann noch entspanntere Weg und vielleicht sogar der genauere. Nur mal so als Gedanke zum Mitnehmen.