Intelligent Buchen - Mit dem Autopiloten für Ihre Buchhaltung

Sie kennen das bestimmt, die Buchhaltung. Ein Thema, das oft einfach viel zu viel manueller Arbeit bedeutet, oder?

Absolut sehr fehleranfällig auch. Frisst wertvolle Zeit, die man eigentlich woanders braucht, manchmal ja sogar bis ins Wochenende hinein.

Genau das. Und da denken viele bei Automatisierung ja erstmal nur ans Zeit sparen.

Ja, das hören wir oft. Aber wissen Sie, moderne Systeme, die können da doch überraschend viel mehr leisten. Gerade wenn sie intelligent sind und gut integriert, z.B. in die zentrale Unternehmenssoftware.

Da wollen wir heute mal genauer hinschauen. Es gibt ja diese intelligenten Assistenzsysteme wie den Inbu in der SoftENGINE ERP-Suite, also in dieser Software, die viele Geschäftsprozesse bündelt.

richtig?

Wie packt denn so ein Assistent diese typischen Probleme an? Also diesen hohen manuellen Aufwand, die Fehlerquellen, die ja, die Ineffizienz?

Gute Frage.

Lassen Sie uns da mal auf fünf Aspekte blicken, die vielleicht nicht sofort ins Auge springen. Fangen wir aber trotzdem mal mit der Zeit an, dem offensichtlichsten. Wie viel Ersparnis ist denn da wirklich drin?

Ja, die ist oft beträchtlich. Also, wir sehen bei unseren Kunden, dass solche Assistenten gut und gerne mal bis zu 80% der manuellen Buchungsarbeit abnehmen können.

80%.

Ja, ein Beispiel. Ein Kunde, ein Sachverständigen Büro spart dadurch äh tatsächlich sieben volle Arbeitstage jeden Monat.

Sieben Tage, das ist ja wow, das Das ist ja fast eine halbe Stelle.

Das ist keine Kleinigkeit. Nein. Und das ist nicht nur auf bestimmte Branchen beschränkt.

Okay.

Ein anderer Nutzer z.B., der berichtet, er muss einfach keine Bankbuchungen mehr spät abends oder am Wochenende machen.

Ja, das System liest die Datenbank, PayPal, Kreditkarten, was auch immer automatisch ein. Kein Abtippen mehr. Die Arbeit verschiebt sich halt wieder in die normale Arbeitszeit. Weg von diesen ungeliebten Randzeiten.

Das allein ist ja schon gold wert, dieser Druck, der da wegfällt. Aber Zeit ist ja nicht alles. Gerade bei manueller Arbeit passieren noch schnell Fehler. Wie sicher ist denn so ein System? Verliere ich da nicht die Kontrolle?

Das ist eine absolut berechtigte Frage und da gibt es eingebaute Sicherungen. Z.B. ein ja ganz einfaches visuelles Ampelsystem, grün, gelb, rot.

das zeigt Ihnen an, wie zuverlässig der Buchungsvorschlag ist. Grün können Sie oft einfach durchwinken. Bei gelb oder rot schaut man halt kurz drauf.

Aber der entscheidende Sicherheitsanker ist eigentlich Bankauszüge. Die gibt das System erst zur Verbuchung frei, wenn der Saldo, also der Bestand wirklich zu 100% mit den verarbeiteten Einzelbuchungen übereinstimmt.

Also ein Abgleich.

Ganz genau. Da kann nichts unter den Tisch fallen oder doppelt gebucht werden. Das minimiert Risiken enorm.

Das klingt nach einer soliden Kontrolle. Lernt so ein System denn auch dazu? Ich meine, Geschäftsvorfälle ändern sich ja, es kommen neue Partner, neuer Kostenarten hinzu. Muss ich das dann immer wieder neu einrichten?

Nein, eben nicht. Und das ist ja das Schöne. Das ist der Kern dieser Intelligenz, maschinelles Lernen. Vereinfacht gesagt, wenn Sie einen Buchungsvorschlag mal korrigieren müssen, merkt sich das System ihre Änderung und dieses Wissen wendet es dann auf zukünftige ähnliche Fälle an.

die Erkennungsrate, die liegt oft schon nach kurzer Zeit bei 70, 80% und wird durch ihre normale tägliche Arbeit quasi immer besser. Sie trainieren das System nebenbei.

Es passt sich also an meine Arbeitsweise an, das ist gut. Aber jedes Unternehmen hat ja so seine Eigenheiten, seine speziellen Prozesse. Kommt so ein System auch mit komplexeren Dingen klar? Ich denke da an Rücklastschriften mit Gebühren oder vielleicht ungewöhnliche Zahlungsmuster.

Ja, absolut. Der Standard ist nur die Basis. Sie können individuelle Regeln definieren. Genau für solche Spezialfälle, wie Sie sie nennen. Rücklastschriften mit Gebühren z.B..

Okay.

Und der Clue ist, weil der Assistent ja Teil dieser übergreifenden ERP Software ist, kann er viel mehr als nur buchen.

Er kann auf andere Unternehmensdaten zugreifen. Er kann automatisch offene Posten ausgleichen oder bei einem Zahlungseingang vielleicht direkt Folgeprozesse anstoßen, z.B. die Freigabe einer Lieferung vorbereiten. Verstehe.

Diese Integration, das ist eigentlich der Schlüssel, um Prozesse wirklich zu verbessern, nicht nur die Buchhaltung.

Das geht also tiefer, greift in andere Abläufe ein. Das bringt mich zum letzten Punkt. Was bringt das denn alles strategisch für mein Unternehmen? Also jenseits der reinen Zeitersparnis und weniger Tippfehler.

Ja, das ist vielleicht der wichtigste, aber oft unterschätzte Aspekt. Die Zeit, die Sie gewinnen, die ist ja nicht nur frei, sie wird frei für höherwertige Tätigkeiten.

z.B.

na ja, für genauere Analysen der Zahlen, für bessere Kontrolle, für eine fundierte Finanzplanung. Sie haben dann viel schneller aktuelle verlässliche Finanzdaten auf dem Tisch.

Stimmt.

Und das ist doch die Basis für kluge unternehmerische Entscheidungen. Es geht also nicht nur um Kosteneffizienz, sondern viel mehr um bessere Steuerung und ganz wichtig um Planbarkeit.

Die Idee ist also durch die Automatisierung nicht nur wegzukriegen, sondern die Qualität der Steuerungsinformationen, also die Datengrundlage fundamental zu verbessern. Exakt. Man muss sich das vorstellen wie ein präzises Cockpit für ihr Unternehmen. Eine saubere aktuelle Buchhaltung lässt sie einfach klarer sehen, wo Sie stehen und sie können viel schneller reagieren.

und unterm Strich, damit sparen sie eben nicht nur Zeit und Geld, sondern sie gewinnen vor allem an Planungssicherheit und tieferen Einblicken. Ein Nutzer hat das mal sehr treffend, den Autopiloten für die Buchhaltung genannt.

Der Autopilot, das gefällt mir.

Ja, er hält einem den Rücken frei.

Gut, fassen wir das noch mal kurz zusammen. Moderne Buchhaltungsautomatisierung, wie eben mit so einem intelligenten Assistenten in einer umfassenden ERP Lösung ist also deutlich mehr als nur schnelleres Buchen.

Genau.

Es geht um Präzision, es geht um Flexibilität, weil das System lernt und sich anpasst und ganz entscheidend um den strategischen Vorteil durch bessere, schnellere Daten und damit eben mehr Unternehmerische Kontrolle und Planbarkeit.

Das ist der Kern der Sache. Es schafft Transparenz und die Freiräume, damit Sie sich wieder mehr aufs Steuern ihres Unternehmens konzentrieren können.

Und damit, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, eine letzte Frage an Sie. Einfach mal zum Mitnehmen und Nachdenken. Wenn Sie diese zusätzliche Zeit und diese tieferen, aktuelleren Einblicke hätten, welche strategischen Projekte oder Entscheidungen würden Sie dann in Ihrem Unternehmen als nächstes angehen?