Effizient einkaufen, intelligent steuern

Shownotes

Der Einkauf ist oft eine tägliche Zerreißprobe – aber das muss nicht so bleiben. In dieser Podcastfolge zeigen wir, wie Sie mit der SoftENGINE ERP-SUITE Ihr Bestellwesen auf ein neues Level heben. Statt manueller Eingaben, Schätzungen und Doppelarbeiten unterstützt Sie ein intelligentes System mit automatisierten, datenbasierten Vorschlägen – integriert in Ihre gesamten Unternehmensprozesse. 🎙️ Das erwartet Sie in dieser Folge: ✅ Warum klassische Einkaufsprozesse zu viel Zeit kosten – und zu viele Fehler machen ✅ Wie intelligente Bestellvorschläge aus Verkaufs- und Lagerdaten entstehen ✅ Welche Kriterien (z. B. Preis, Lieferzeit) Sie in der automatisierten Auswahl definieren können ✅ Wie die ERP-SUITE standortbezogen und prozessübergreifend plant ✅ Was es bringt, wenn Einkauf, WaWi und CRM endlich miteinander sprechen ✅ Und wie daraus effiziente, durchgängige Abläufe werden – mit echtem Mehrwert für Ihr Team Digital, strukturiert, effizient – und endlich strategisch: Diese Podcastfolge beleuchtet die Schwächen klassischer Einkaufsprozesse – und zeigt, wie automatisierte Bestellvorschläge, integrierte Datenquellen und systemgestützte Entscheidungslogik Ihren Einkauf nicht nur schneller, sondern deutlich fundierter machen. Mit der SoftENGINE ERP-SUITE wird aus dem Einkauf eine durchgängige, vernetzte Prozesskette.

Kernfunktionen sind die assistentengeführte Erstellung von Bestellvorschlägen basierend auf Verkaufs- und Lagerbewegungsdaten sowie die Best-Preis-Findung durch Berücksichtigung von Preisen und Lieferzeiten verschiedener Lieferanten. Es wird betont, dass das Modul eine nahtlose Integration mit anderen Komponenten wie Warenwirtschaft, CRM und Business-Prozess-Management (BPM) bietet. Weitere wichtige Merkmale umfassen das standortbezogene Bestellwesen zur Vermeidung von Überbeständen und umfassende Tools zur Überwachung überfälliger Lieferungen und zur Nachverfolgung von Anfragen. Ergänzend dazu bieten zwei Videoausschnitte praktische Einblicke in die Nutzung der ERP-SUITE in KMUs, insbesondere zur Digitalisierung von Prozessen mittels BPM.

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Transkript anzeigen

00:00:05:

00:00:16: Herzlich willkommen, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer.

00:00:19: Sie gennen das sicher auch, oder?

00:00:21: Der Einkauf?

00:00:22: Ja, strategisch total wichtig, klar.

00:00:24: Aber im Alltag oft eine echte ZereiĂźprobe.

00:00:28: Man jongliert da mit Bestandslisten, versucht irgendwie, Bedarfe zu schätzen, wühlt sich durch Lieferantenangebote und am Ende tippt man alles mühsam von Hand ein.

00:00:39: Ja, das hören wir oft.

00:00:41: Das kostet nicht nur Nerven und wertvolle Zeit, sondern es ja auch riskant.

00:00:46: Ein kleiner Zahlendreher hier, ein ĂĽbersehner Liefertermin da.

00:00:50: Und schon drohen Engpässe.

00:00:52: oder ja, unnötige Kosten durch zu volle Lager zum Beispiel.

00:00:56: Da fragt man sich doch.

00:00:58: Muss das wirklich so sein?

00:01:00: Geht das nicht irgendwie effizienter?

00:01:03: Das ist eine sehr gute Frage, die sich viele stellen.

00:01:06: Und die Antwort ist zum GlĂĽck, ja absolut.

00:01:10: Wir sehen immer wieder, wie moderne Systeme da wirklich einen Unterschied machen können.

00:01:14: Ein automatisiertes Bestellenwesen zum Beispiel integriert in eine Unternehmenssoftware, also ein ERP-System wie die SoftEngine ERP Suite.

00:01:23: Das kann so viel mehr sein als nur ein einfaches Werkzeug.

00:01:26: Mehr als ein Werkzeug.

00:01:28: Ja, es wird quasi zum strategischen Partner.

00:01:30: Das hebt den Einkauf wirklich auf ein ganz neues Level.

00:01:33: Weg von nur reagieren hinzu proaktiv gestalten.

00:01:37: Okay, strategischer Partner, das klingt natĂĽrlich gut.

00:01:40: Aber was heiĂźt das jetzt so ganz konkret fĂĽr mich als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens?

00:01:46: Welchen spĂĽrbaren Nutzen habe ich denn davon?

00:01:49: Der Nutzen ist tatsächlich vielfältig und oft sofort spürbar.

00:01:53: Ein ganz zentraler Punkt ist die massive Zeitersparnis durch die Automatisierung.

00:01:57: Zeitersparnis, ja, das ist immer gut.

00:02:00: Stellen Sie sich mal vor, das System generiert Ihnen quasi auf Knopfdruck intelligente Bestellvorschläge.

00:02:06: auf Knopfdruck.

00:02:08: Wie geht das?

00:02:09: Naja, es schaut sich ihre tatsächlichen Verkaufszahlen an, die Lagerbewegungen, die Mindestbestände und sagt ihnen dann, hier, das brauchst du wahrscheinlich bald.

00:02:18: Das erspart ihnen wirklich stundenlange manuelle Recherche.

00:02:21: Und was ja auch wichtig ist, es minimiert gleichzeitig die Fehlerquote, die bei manueller Eingabe einfach schnell passiert.

00:02:28: Okay,

00:02:29: Zeitersparnis und weniger Fehler, das leuchtet ein, das ist schon mal ein starkes Argument.

00:02:34: Sie sprachen aber auch von strategisch.

00:02:37: Wie wird der Einkauf denn dadurch, sagen wir, klĂĽger?

00:02:40: Genau, das ist der nächste Punkt.

00:02:42: Es geht darum, bessere fundiertere Entscheidungen zu treffen.

00:02:46: Sie können dem System zum Beispiel Kriterien vorgeben.

00:02:49: Welche Kriterien meinen Sie?

00:02:50: Ah ja,

00:02:52: ist Ihnen der gĂĽnstigste Preis am wichtigsten?

00:02:54: Oder vielleicht die schnellste Lieferung?

00:02:57: Oder möchten Sie bevorzugt bei Ihrem Hauptdifferanten bestellen?

00:03:00: Das System hilft ihnen dann aktiv dabei, die besten Konditionen zu finden.

00:03:05: Es vergleicht Preise, prĂĽft Lieferzeiten.

00:03:08: Ah, verstehe.

00:03:10: Und schlägt ihnen vielleicht sogar Alternativen vor, falls ihr Stammlieferant gerade Lieferschwierigkeiten hat oder einfach zu teuer ist.

00:03:17: Das gibt ihnen enorme Flexibilität und auch Sicherheit.

00:03:20: Das

00:03:21: heiĂźt also, ich habe mehr Kontrolle darĂĽber, wann, was, zu welchen Konditionen reinkommt und ob meine Ware pĂĽnktlich ist.

00:03:29: Ganz genau.

00:03:30: Und zwar ĂĽber den gesamten Bestellprozess hinweg.

00:03:33: Sie bekommen ja Werkzeuge an die Hand, um Bestellungen wirklich zu bearbeiten, zu optimieren und dann auch lĂĽckenlos nachzuverfolgen.

00:03:41: Okay.

00:03:41: Droht zum Beispiel eine Lieferung sich zu verspäten.

00:03:44: Das System kann sie automatisch warnen.

00:03:46: Oh, das ist praktisch.

00:03:48: Ja, und auch das ganze Management von Angeboten oder Preisanfragen bei die Verandten wird viel, viel einfacher und transparenter.

00:03:55: Sie sehen halt auf einen Blick, wo sie stehen.

00:03:57: Keine Zettelwirtschaft mehr.

00:03:58: Das klingt gut.

00:04:00: Was ist denn, wenn mein Unternehmen wächst?

00:04:01: Ich habe vielleicht mehrere Lager- oder Standorte.

00:04:04: Muss ich dann doch wieder manuell aufteilen und planen?

00:04:07: Nein, nein.

00:04:08: Gute Systeme denken dann natĂĽrlich mit.

00:04:10: Die Softengine ERP Suite zum Beispiel, die ermöglicht eine standortbezogene Planung.

00:04:15: Standortbezogen.

00:04:16: Ja, Sie können also gezielt für jede einzelne Filiale oder jedes Lager bestellen.

00:04:20: Das hilft, Lieferwege zu optimieren und, ganz wichtig, zu vermeiden, dass sich an einem Ort die Beständetürmen während es woanders vielleicht schon knapp wird.

00:04:28: Verstehe, ein bekanntes Problem ist ja auch oft das Datenchaos.

00:04:33: Lieferanten nutzen ja gern mal andere Artikelnummern, andere Bezeichnungen.

00:04:38: Wie geht das System damit um?

00:04:39: Ja,

00:04:40: das ist ein Klassiker.

00:04:41: Und ein wichtiger Punkt fĂĽr saubere Daten im Kernsystem.

00:04:46: Sie können die Lieferantenartikel, also die Artikel mit den Nummern und Bezeichnungen ihres Lieferanten, separat verwalten.

00:04:54: Die verschmutzen dann sozusagen nicht ihre eigenen Artikelstammdaten.

00:04:59: Das bleibt sauber getrennt.

00:05:00: Wenn Sie einen solchen Artikel aber regelmäßig brauchen und in Ihr Sortiment aufnehmen wollen, können Sie ihn mit wenigen Klicks ganz sauber in Ihren Hauptartikelstammen übernehmen.

00:05:11: Das sorgt fĂĽr Ordnung und korrekte Datenbasis.

00:05:14: Das ging jetzt alles sehr stark auf den Einkauf fokussiert.

00:05:17: Aber ein Unternehmen besteht ja aus mehr Teilen.

00:05:20: Wie spielt das dann alles zusammen?

00:05:21: Ist das nicht isoliert?

00:05:23: Nein, und das ist oft das Entscheidende.

00:05:25: Die nahtlose Integration.

00:05:27: Das Bestellwesen ist eben kein isoliertes Modul, sondern es ist eng verzahnt mit anderen Kernbereichen ihres Unternehmens.

00:05:35: Zum Beispiel?

00:05:36: Ganz klassisch mit der Warenwirtschaft natĂĽrlich.

00:05:38: Aber auch mit dem CRM, also dem System für ihre Kundenbeziehungen und oft auch mit Werkzeugen zur Optimierung von Geschäftsprozessen, dem sogenannten BPM.

00:05:47: Daten flieĂźen dann automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden.

00:05:50: Eine Bestellung löst vielleicht direkt einen Prozess im Lager aus oder Informationen aus dem Verkauf fließen direkt in die Bedarfsplanung mit ein.

00:05:57: Das heiĂźt keine Doppelarbeit mehr.

00:05:59: Genau.

00:06:00: Das vermeidet Doppelarbeit und schafft durchgängige, effiziente Abläufe im ganzen Unternehmen.

00:06:05: Okay, wenn ich das also mal für Sie zusammenfasse, durch so ein System wird der Einkauf nicht nur schneller und weniger fehleranfällig, sondern eben durch die Datenbasis und die Automatisierung auch deutlich strategischer.

00:06:19: Aus dieser manchmal lästigen Pflichtübung kann eine echte Stellschraube werden, um das gesamte Geschäft zu optimieren.

00:06:26: Hab ich das richtig verstanden?

00:06:28: Absolut, genau das ist das Ziel.

00:06:31: Prozesse verschlanken, Fehlerquellen eliminieren, die Effizienz steigern und vor allem Entscheidungen treffen, die auf Fakten beruhen, nicht nur auf BauchgefĂĽhl.

00:06:40: Ein automatisiertes Bestellwesen, wie es eben die Softengine ERP Suite bietet, macht den Einkauf von einer eher reaktiven Notwendigkeit zu einem proaktiven Faktor fĂĽr ihren Unternehmenserfolg.

00:06:52: Es hilft ihnen, Kosten besser zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie immer lieferfähig bleiben.

00:06:58: Das ist ja das A und O.

00:06:59: Ein klarer Mehrwert, der gerade fĂĽr kleine und mittlere Unternehmen ja oft entscheidend sein kann.

00:07:05: und damit, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, geben wir Ihnen vielleicht noch eine letzte Frage mit auf den Weg.

00:07:11: Rechnen Sie doch einmal kurz fĂĽr sich durch, wie viel Zeit verbringt Ihr Team aktuell mit diesen manuellen Bestellroutinen?

00:07:18: Und dann stellen Sie sich mal vor, was Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser gewonnenen Zeit stattdessen tun könnten, um ihr Unternehmen wirklich aktiv voranzubringen.