Jahresabschluss meistern – In 4 Phasen zur wasserdichten Buchhaltung

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00:00:19: Ja, der Jahresabschluss steht wieder an.

00:00:22: Ein Thema, das bei vielen doch für etwas Anspannung sorgt, oder?

00:00:26: Kennen Sie vielleicht auch dieses Gefühl der Unsicherheit?

00:00:29: Habe ich wirklich an alles gedacht?

00:00:31: Sind die Zahlen wirklich belastbar?

00:00:34: Oft liegt das Problem ja gar nicht mal in der Buchhaltung an sich, sondern vielleicht in fehlender Struktur oder das Details übersehen werden.

00:00:42: Und das führt am Ende halt zu unnötiger Hektik.

00:00:46: Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen kostet das echt wertvolle Zeit und Nerven.

00:00:51: Ja genau hier setzt ein systematischer Ansatz an.

00:00:55: Am besten unterstützt durch das richtige Werkzeug.

00:00:57: Mit einer integrierten Lösung wie der SoftEngine ERP Suite, also einer Software zur Planung und Steuerung ihrer zentralen Unternehmensressourcen, können sie den Jahresabschloss viel strukturierter angehen.

00:01:09: In vier Phasen meistern sie das dann.

00:01:11: Und die ganze Herausforderung wird ja deutlich entschärft.

00:01:15: Phase eins ist dabei das absolute Fundament.

00:01:18: Das alte Jahr muss buchhalterisch wirklich sauber abgeschlossen sein, bevor irgendwas ins neue Jahr übertragen wird.

00:01:25: Ganz wichtig, die Qualität vom gesamten Abschluss hängt massiv von dieser Vorbereitung ab.

00:01:30: Das sind drei Punkte ganz zentral.

00:01:33: Okay, und was bedeutet das jetzt so ganz konkret für die Buchhaltung?

00:01:36: Also, erstens, Sie prüfen die offenen Posten bei Kunden und Lieferanten.

00:01:42: Stimmen die Salden wirklich?

00:01:45: Zweitens, Sie gleichen Bank und Kasse final ab.

00:01:49: Und drittens, ein Punkt, der oft, naja, unterschätzt wird, Prüfen Sie die Transferkonten.

00:01:57: Das sind Konten für Geldbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens.

00:02:00: Also zum Beispiel zwischen Kasse und Bank.

00:02:03: Die müssen am Jahresende zwingend auf Null stehen.

00:02:07: Genau.

00:02:09: Ein Salldo hier deutet fast immer auf Fehler hin.

00:02:12: Da könnte quasi Geld im System verloren gegangen sein.

00:02:16: Hier vielleicht noch ein kleiner Tipp aus der Praxis.

00:02:19: Nutzen Sie in der IRP Suite mal den Spezialfilter für offene Posten.

00:02:24: Der zeigt ihn ganz schnell, wo sie ran müssen.

00:02:27: Kleine Restbeträge oder Differenzen am besten direkt ausbuchen.

00:02:31: Das spart später wirklich aufwendiges Suchen.

00:02:33: Verstanden.

00:02:34: Die Basis muss also absolut, ja, wasserdicht sein.

00:02:38: Wenn diese Vorbereitung dann abgeschlossen ist, geht's ans Fine Tuning, richtig?

00:02:43: Die eigentlichen Abschlussbuchungen.

00:02:45: Genau, das ist dann Phase zwei.

00:02:48: Der periodengerechte Abschluss.

00:02:50: Hier kommen jetzt die bekannten Posten ins Spiel.

00:02:54: Rechnungsabgänzungen, also die korrekte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zur jeweiligen Periode.

00:03:00: Das ist ja entscheidend für eine realistische Erfolgsbetrachtung.

00:03:04: Da natürlich die Bildung von Rückstellungen für zukünftige, vielleicht noch ungewisse Verbindlichkeiten, eventuell Inventuranpassungen oder auch die Verbuchung der Privatnutzung vom Firmenwagen.

00:03:17: So die Klassiker halt.

00:03:18: Die ERP Suite bietet hierfür übrigens eine ziemlich klävere Unterstützung mit den Perioden XIII und XIV.

00:03:25: Ihre internen Abschlussbuchungen, die können Sie in Periode XIII vornehmen.

00:03:29: Und der strategische Vorteil für Sie ist, Sie können jederzeit Auswertungen vor- und nach diesen Buchungen vergleichen.

00:03:36: So sehen Sie die Effekte ganz klar.

00:03:38: Ah, okay.

00:03:39: Periode XIV bleibt dann quasi reserviert für finale Buchungen durch den Steuerberater.

00:03:45: Und so bleiben ihre operativen Monate eins bis zwölf, schön sauber und nachvollziehbar.

00:03:50: Ja, diese Trennung schafft Sicherheit und vermeidet bestimmt auch viel Abstimmungsaufwand.

00:03:55: Gut.

00:03:56: Wenn also das Fundament steht und die Abschlussbuchungen drin sind, was ist dann der nächste Schritt?

00:04:02: Dann kommt Phase drei, der finale Systemcheck.

00:04:06: Sehen Sie das so ein bisschen als letzte Kontrollinstanz?

00:04:09: Sind zum Beispiel die Jahresabschreibungen in der Anlagenbuchhaltung korrekt gebucht und auch übergeben?

00:04:15: Sind alle Dauerbuchungen für das alte Jahr erledigt, Mahnläufe abgeschlossen, solche Dinge?

00:04:21: Das Kernstück dieser Phase ist aber der systemweite Prüflauf der ERP Suite.

00:04:26: Das ist sozusagen ihr eingebautes Sicherheitsnetz.

00:04:30: Die Software prüft auf logische Konsistenz und deckt halt Unstimmigkeiten auf, bevor sie irgendwie ins neue Jahr übertragen werden.

00:04:37: Ziel muss sein null kritische Fehler.

00:04:40: Erst wenn diese Prüfung erfolgreich durch ist, geht's zum letzten Schritt.

00:04:44: Das gibt schon enorme Sicherheit.

00:04:46: Und das klingt nach einem wirklich wichtigen Sicherheitsmechanismus.

00:04:50: Ja, und damit kommen wir dann zu Phase vier, dem Schritt, vor dem viele doch etwas Respekt haben, der Seidenvortrag.

00:04:56: Also die Übertragung der Endsalden als Anfangsalden ins neue Geschäftsjahr.

00:05:01: Ja, die Sorge ist meist unbegründet.

00:05:03: Dieser Mythos der absoluten Endgültigkeit, der stimmt so eigentlich nicht mehr.

00:05:08: Die Softengine ERP Suite ist da ziemlich flexibel.

00:05:11: Sollten Sie oder Ihr Steuerberater später doch noch Korrekture im alten Jahr machen müssen, erkennt das System das und passt die Eröffnungssalden im neuen Jahr automatisch an.

00:05:21: Das nimmt wirklich enorm Druck aus dem Prozess.

00:05:24: Das gut zu wissen.

00:05:26: Für den Vortrag selbst hat sich übrigens eine Reihenfolge bewährt.

00:05:29: Fangen Sie am besten mit Bank und Kasse an, dann die Personen konnten, also Kunden und Lieferanten und zuletzt die übrigen Sachkonten.

00:05:37: Aber die Software führt sie da auch durch.

00:05:39: Okay, fassen wir die vier Phasen vielleicht nochmal kurz zusammen.

00:05:43: Erst das Fundament schaffen, also alles bereinigen, dann das Feintuning mit den Abschlussbuchungen clever unterstützt durch diese Periode XIII.

00:05:52: Genau.

00:05:52: Danach

00:05:53: der gründliche Systemcheck zur Fehlerminimierung.

00:05:56: Und zuletzt der flexible Saldenvortrag.

00:05:59: Richtig.

00:06:00: Wenn Sie diesen Prozess so durchlaufen, unterstützt durch die integrierten Funktionen der ERP-Suit, dann schaffen Sie eine wirklich verlässliche Basis für das neue Geschäftsjahr.

00:06:10: Und ernutzen ist ja klar, Sie sparen Scheid, Sie reduzieren Fehlerquellen, und gewinnen vor allem Vertrauen in ihre Zahlen.

00:06:16: Und dieses Vertrauen, das ist ja die Grundlage für gute unternehmerische Entscheidungen.

00:06:22: Das bedeutet am Ende weniger Stress mit der Buchhaltung und einfach mehr Fokus auf ihr Kerngeschäft.