Digitale Kassenführung mit Pflichtgefühl - Was Sie jetzt zur Kassenmeldepflicht wissen müssen

Wir schauen uns heute ein Thema an, das für Sie als Handelsunternehmer mit Filialen ja gerade ziemlich wichtig ist. Die neue Kassenmeldepflicht. Die Zeit drängt ja ein bisschen, vor allem wegen der Übergangsfrist. ist. Für ihre bestehenden Systeme ist das der 31. Juli 2025. Genau. Die Frist rückt näher. Und die Pflicht selbst, die gilt ja schon seit Anfang des Jahres, seit Januar 2025. Ähm Ziel ist ja klar, mehr Transparenz, Schutz vor Manipulationen bei den Kassen. Steht so im Paragraph 146a der Abgabenordnung. Im Grunde muss jede elektronische Kasse gemeldet werden, jede einzelne.

Okay, dann packen wir das mal auf. aus. Was heißt das jetzt ganz konkret für Sie, wenn Sie eben mehrere Standorte und Kassen haben? Also das Wichtigste vielleicht zuerst, die Meldung, die machen Sie nicht einfach zentral für die ganze Firma. Ach nicht. Nein, Sie müssen das wirklich für jede Betriebsstätte, sprich für jede Filiale mit eigener Steuernummer separat machen. Okay, das ist natürlich ein Unterschied, wenn man viele Filialen hat, jeder einzeln. Ähm und die Fristen, was ist da jetzt ganz besonders wichtig?

Also für die Kassen, die Sie schon länger haben, sagen wir angeschafft vor dem 1. Juli 2025 die Bestandskassen. Da ist der Stichtag der 31. Juli 2025. Bis dahin muss die Meldung raus sein. 31. Juli. Puh, das ist ja wirklich bald schon nächsten Monat. Und was ist mit Kassen, die Sie vielleicht jetzt gerade neu bekommen oder planen? Ja, gute Frage. Für alle neuen Kassen, die jetzt ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, da gilt die Meldung muss innerhalb eines Monats erfolgen. Nach in Betriebnahme

ein Monat. nur ja genau und dieselbe Frist, also auch ein Monat gilt übrigens, wenn Sie eine Kasse außer Betrieb nehmen. Das ist schon äh sportlich. Ein Monat ist echt nicht viel Zeit. Okay. Was für Informationen muss man denn da genau melden? Profiliale. Was wollen die wissen? Also, Profiliale sind das erstmal ihre äh Firmendaten, Name, die Steuernummer, der Filiale, die Adresse, dann natürlich Details zu den Kassen selbst, also welche? Na ja, welche Art von System das ist, bei SoftENGINE ist das ja oft ein PC-Kassensystem. Dann wie viele Kassen Sie dort haben und wie die heißen, also die interne Bezeichnung der Kasse.

Verstehe. Und die Daten von dieser technischen Sicherheitseinrichtung dieser TSE, die müssen doch sicher auch rein. Unbedingt. Ja. Die Art der TSE, die muss zertifiziert sein. Klar. Dann deren Seriennummer, die ist ja eindeutig. Und die sogenannte BSI ID, das ist die Kennung vom Bundesamt für Sicherheit in der Information. . Und dazu kommt dann noch das Datum der Anschaffung und der Inbetriebnahme jeweils für die Kasse und für die TSE. Okay, das sind ja doch einige Datenpunkte pro Kasse, pro Filiale. Aber jetzt mal aus der Praxis. Was ist denn, wenn sich was ändert? Eine TSE muss getauscht werden, eine neue Kasse kommt, eine alte geht raus. Das passiert doch laufend.

Ja, und genau das ist ein äh kritischer Punkt, der gerne mal übersehen wird. Bei jeder einzelnen Änderung, also wirklich egal, ob Sie nur eine TSE tauschen, eine Kasse dazu kommt, oder eine rausfliegt, müssen Sie eine komplett neue Meldung für die gesamte Betriebsstätte machen. Wie bitte? Komplett neu? Ja, sie melden nicht nur die Änderung, also nicht nur TSE getauscht, sondern sie müssen alle Kassen dieser Filiale wieder komplett neu auflisten in der Meldung. Moment mal, das heißt, ich habe eine Filiale mit zehn Kassen. Eine TSE muss ich tauschen und dann muss ich alle zehn Kassen neu melden mit allen Daten.

Genauso ist es für die ganze Betriebsstätte. Puh, das klingt nach äh ja erheblichem Aufwand, gerade wenn man viele Filialen hat. Wie kann denn da die Soft Engine AirP Suite helfen? Das muss ja irgendwie einfacher gehen. Ja, das kann sonst echt unübersichtlich werden, recht. Aber die Soft Engine EP Suite, die bringt da schon gute Unterstützung mit. Also in den aktuelleren Versionen gibt's da direkt im Kassenstamm meistens eine Funktion, die heißt oft sowas wie Kassen online beim Finanzamt melden.

Ah, okay. Und was macht dieses Tool dann genau für mich? Wie erleichtert das die Arbeit? Es hilft an mehreren Stellen. Zum einen prüft das Tool ihre Eingaben, also auf vollständig und Plausibilität. Wenn Daten fehlen oder irgendwie komisch aussehen, werden die oft markiert farblich z.B., damit sie gleich sehen, hier fehlt was, hier muss ich ran. Das ist gut. So eine Art Checkliste direkt drin. Genau, das vermeidet Fehler bei der eigentlichen Meldung. Und zweitens, das Tool zieht sich viele Daten automatisch. Ihre Firmendaten z.B., die holt es sich aus den Basisdaten und wenn die TSE richtig angebunden ist, liest es oft auch die Seriennummer und die BSI ID automatisch aus.

Spar Tipparbeit und Fe Richtig. Und die Historie, also wann welche TSE drin war, wird oft auch mitgeführt. Das hilft den Überblick zu behalten. Klingt wirklich nach einer Arbeitserleichterung. Und wie kommen die Daten dann zum Finanzamt? Kann ich das direkt aus der Software machen? Ja, gibt es meistens zwei Wege. Entweder eine Direktübertragung, da ist dann so ein Kassenmelder integriert, der schickt die Daten elektronisch rüber. Oder alternativ, Sie erstellen eine XML Datei. Die können Sie dann z.B. Ihrem Steuerberater geben.

Ah, und der lädt die dann hoch. Genau, der kann die dann ins Elsterportal importieren. Das ist der zweite Weg. Das macht den ganzen Prozess schon deutlich äh ja handhabbarer. Die Software nimmt einem also viel ab. Aber eins ist ja klar, die Verantwortung, dass die Daten stimmen und dass die Meldung pünktlich rausgeht, die liegt am Ende doch bei Ihnen als Geschäftsführer, oder? Absolut, das ist ein ganz wichtiger Punkt. Soft Engine liefert die Technik, klar, aber für die Korrektheit und die Pünktlichkeit der Meldung sind Sie verantwortlich. Und auch wichtig, Weder Soft Engine noch die Partner dürfen sie steuerlich beraten. Das ist nicht deren Aufgabe.

Das ist klar. Steuerberatung ist ein eigenes Feld. Eben deshalb mein dringender Rat. Wenn Sie irgendwo unsicher sind bei den Daten, vielleicht das genaue Anschaffungsdatum einer älteren Kasse oder so, dann sprechen Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater. Lieber einmal zu viel Fragen als einmal zu wenig. Die Tools, die da sind, die helfen wirklich. Aber wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich steuerlichen Rat und nicht vergessen, Der 31. Juli 2025 für ihre Bestandsgeräte. Der ist wirklich nicht mehr weit weg.

Genau. Und vielleicht als abschließender Gedanke, den Sie jetzt mitnehmen können, wie gut sind Ihre Kassen und TSE Daten den aktuell wirklich in ihrer SoftENGINE ERP Suite gepflegt? Sind die vollständig? Sind die aktuell? Ein kurzer Check jetzt kann Ihnen vielleicht Hektik kurz vor der Frist ersparen. Proaktiv sein, das hilft hier ungemein.