Pflicht zur E-Rechnung – So automatisieren Sie die Verarbeitung im ERP-System

die E-Rechnungspflicht, die ist ja seit dem 1. Januar 2025 in Kraft und ähm als Geschäftsführer oder Finanzverantwortlicher fragen Sie sich jetzt sicher, was genau müssen wir denn jetzt tun? Also, um Rechnungen korrekt zu empfangen und Ja, bald auch zu versenden. Keine Sorge, wir geben Ihnen heute mal so einen klaren Fahrplan an die Hand. Was zählt wirklich? Genau darum geht's. Äh wir müssen verstehen, was sind die Pflichten, gerade jetzt beim Eingang seit Jahresbeginn und dann schauen wir auf die konkreten Schritte technisch und organisatorisch, die bis 2027 2028 dann ja auch für den Versand kommen. So ein kompakter Überblick.

Okay, fangen wir mal beim Kern an. Was genau ist denn eine E-Rechnung laut gesetzt? Ich höre oft, na ja, ein PDF per Mail, das passt schon. Ja. Das ist so ein Klassiker, aber leider falsch. Ein reines PDF ist eben keine E-Rechnung nach dieser Definition. Das entscheidende ist äh das strukturierte elektronische Format, also meist XML. Das ist das, was die Maschine lesen und verarbeiten kann. Ohne diese Struktur, ja, da geht's halt nicht. Verstehe. Also nicht das Bild, sondern das, was dahinter steckt, die Datenstruktur. Ähm, welche Formate sind denn da bei uns so? gängig.

Hauptsächlich Zugpferd, das ist diese Kombination, also PDF plus eingebendete XML Daten und dann gibt's die reine X-Rechnung, das ist nur XML. Beide basieren auf der EU-Norm en EN139. Ganz wichtig für Sie zu wissen, steuerlich und gesetzlich relevant ist immer die XML-Datei, nicht unbedingt das, was man auf dem PDF sieht. Okay, die Maschinenbarkeit zählt. Und da die Pflicht zum Empfangjahr seint Anfang 2025 gilt, was sind die ganz konkreten Schritte, die Unternehmen bis dahin ja gemacht haben mussten, das absolute Minimum.

Also im Grunde sind das drei Säulen für den Rechnungseingang. Erstens ein ganz klar definierter Empfangskanal, eine zentrale E-Mailadresse, sowas wie rechnung@irunternehmen.de. Das ist ja eine bewährte sinnvolle Lösung. Okay, klares Eingangstor. Und was noch? Zweitens, und das ist wirklich kritisch für die Rechtssicherheit, ein revisionssicheres Archivsystem. Äh, das normale E-Mailpostfach oder irgendeinen Ordner auf dem Server, das genügt den GOBD Anforderungen nicht. Also Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, das ist da nicht gegeben. Sie brauchen ein System, das diese XML Rechnungen manipulationssicher archiviert. Es gibt da spezielle Lösungen, z.B. ein PDFmailer.archiv. Ohne das riskieren Sie bei der nächsten Prüfung wirklich Probleme.

Puh. Okay, also Kanal definieren, GOBD konform. Archivieren und die dritte Säule, ja klar, ihr Kernsystem, meistens das ERPSystem, nehmen wir mal als Beispiel die Soft Engine EP Suite mit der externen Belegeingangsverwaltung. Das muss diese XML Daten natürlich auch einlesen und verarbeiten können, sonst ja, sonst bleibt die ganze Automatisierung irgendwie auf halber Strecke stecken. Der Idealprozess läuft dann also quasi automatisch. E-Mail kommt rein, wird sofort GOBD sicher archiviert, XML wird validiert, dann Übergabe ans ERP Dort Extraktionen der Daten, Abgleich, Buchungsvorschlag und am Ende die finale Ablage klingt sehr effizient. Wie stark hängt das denn von guter Datenpflege ab?

Enorm. Also, das ist wirklich das A und O. Vollständige korrekte Lieferantenstammdaten im EAP. Gerade I-Bahn und UST ID sind da entscheidend für die Automatisierung. Nur so kann das System ja eine eingehende Rechnung sicher zuordnen, wenn die Daten fehlen oder falsch sind, dann bricht der Automatisierungsgrad sofort zusammen und sie haben wieder manuelle Nacharbeit.. Das ist ein wichtiger Praxispunkt. Eingang ist also Pflicht seit Januar, aber vorausschauen planen heißt ja auch den Ausgang nicht aus dem Blick zu verlieren, auch wenn die Pflicht da ja erst später kommt, gestaffelt 2027, 2028. Warum lohnt es sich das jetzt schon anzugehen?

Weil sie oft Synergien haben, also mit den Anpassungen, die sie sowieso für den Eingang machen müssen und äh sie vermeiden natürlich den Druck, wenn sie nicht alles auf den letzten Drücker machen. Für den Versand braucht man im Kern äh eine Software, die E-Rechnungen erstellen kann und gut mit dem EAP zusammenspielt. Sowas wie den PDF-Mähler z.B. Okay. Und im EAP-System selbst, was muss da passieren? Da müssen die Druckprozesse angepasst werden und man muss sogenannte Steuerzeichens einrichten. Das sind quasi die Übersetzer, die sagen: "Okay, die Rechnungsnummer aus dem IR kommt an diese Stelle im XML, der Betrag dorthin und so weiter. Und natürlich Kundenstammdaten pflegen. Die E-Billing Adresse muss hinterlegt sein und bei X-Rechnungen, die gehen ja oft an Behörden, da ist die Leitweg ID des Empfängers zwingend notwendig. Das ist sozusagen seine elektronische Adresse.

Verstehe. Ja. Und ein keiner gib auch aus der Praxis vielleicht noch senden Sie immer nur eine Rechnung pro E-Mail. Das macht die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger viel einfacher. Guter Punkt und strategisch wird's ja auch noch mal relevant. Ab 2028 ist diese Einzeln Meldepflicht geplant. Das könnte ja heutige Sammelrechnungen äh problematisch machen. Sollte man vielleicht bei der Prozessgestaltung heute schon mitdenken oder? Absolut. Ja, das sollte man auf dem Schirm haben. Klar, kurzfristig bedeutet die ganze Umstellung natürlich Aufwand, das ist keine Frage, aber langfristig überwiegen die Vorteile doch deutlich. Zeitersparen ist durch die Automatisierung, weniger Fehler, Informationen sind schneller verfügbar, die Prozesskosten sinken und natürlich die GOBD Compliance ist sichergestellt. Das ist eben mehr als nur Pflichterfüllung. Das ist ein echter Effizienzhebel fürs Finanzwesen. Und man steht ja nicht allein da. Anbieter wie Soft Engine z.B., die liefern ja nicht nur die Werkzeuge, also ERP, E- Rechnungstools, Archive, sondern bieten ja auch Unterstützung an, Schulungen, Wissensplattformen, Wikis oder sogar KI-Assistenten wie EnGPT und natürlich auch Partnernetzwerke, die bei der Einrichtung helfen können. Okay, fassen wir den Fahrplan noch mal kurz zusammen. Für den Rechnungseingang, da müssen Sie seit Anfang 2025 startklar sein. Heißt klarer Emailkanal, GBD Conformes Archiv und ein System, das die Daten verarbeiten kann. Den Rechnungsausgang, den sollten Sie jetzt strategisch vorbereiten. Systeme konfigurieren, Stammdaten auf Vordermann bringen.

Genau. Und vielleicht nehmen Sie mal diese Frage mit, wenn jetzt bald alle Ihre Rechnungsdaten strukturiert digital vorliegen, welche völlig neuen Analyse- und Steuerungsmöglichkeiten ergeben sich denn daraus für Ihr Finanzmanagement weit über die reine Pflichterfüllung hinaus? Das ist ein spannender Ausblick. Ja, das war unsere kompakte Orientierung zur E-Rechnungspflicht. Wir hoffen, dieser Fahrplan gibt Ihnen die nötige Klarheit für die nächsten Schritte.