Struktur statt Spontanität – Mit BPM zu gelebten Prozessen im Unternehmen

Herzlich willkommen, liebe Geschäftsführerinnen, Geschäftsführer und ja auch Abteilungsleiter. Kennen Sie das vielleicht auch? Informationen, die irgendwie Zwischenabteilungen versickern, äh Papierstapel mit Freigaben, die immer höher werden und gerade wenn die Firma wächst, ja, dann wird die Abstimmung irgendwie immer schwieriger.

Viele Abläufe sind intransparent, engpässigisch, schwer zu erkennen. Wir schauen uns heute mal an, wie Business Process Management, also kurz BPM und da speziell das PNodul in der Soft Engine ERP Suite, wie das helfen kann. Schauen wir da mal genauer rein.

Ja, absolut. BPM ist ja viel mehr als nur eine Softwarefunktion, muss man sagen. Es ist eher ein systematischer Ansatz. Also, wie organisiere ich Arbeitsabläufe? Wie digitalisiere ich sie, wie strukturiere ich sie und wie kann ich sie vor allem aktiv steuern?

Genau. Und Pan, das steht ja für Prozesse, Aufgaben, Nachrichten. Das bündelt genau diese drei Dinge ganz intelligent und zwar direkt in der gewohnten Softengine Umgebung. Es geht im Grunde darum, so einen digitalen ja Wegweiser zu haben.

Der leitet dann Informationen und Aufgaben zur richtigen Zeit an die richtige Person oder eben Abteilung und hält die Dinge einfach am Laufen.

Das klingt erstmal gut. Aber welche Prozesse sind das denn so konkret? Also die die im Alltag oft Zeit kosten oder Nervenrauben. Kann Panda helfen? Geht's da nur um so einfache Termine wie keine Ahnung die UVA Meldung?

Nee, nee, das ist wirklich nur die Spitze des Eisbergs. Klar, die einfachen Dinge deckt das auch ab. Also wiederkehrende Meldungen, Terminänderungen, sowas wie Intrastart vielleicht. Aber richtig wertvoll wird's halt bei den komplexeren Dingen.

Ja. Oft abteilungsübergreifende Vorgänge. Denken Sie mal an Freigabeprozesse.

Gutschriften, Urlaubsanträge, Reisekosten. Da hört dann dieses E-Mail Pingpong auf oder das Hinterherlaufen nach Unterschriften.

Alles ist digital, sauber dokumentiert, nachvollziehbar. Schluss mit dem Zettelchaos.

Allein das, das stelle ich mir schon als Riesenentlastung vor, gerade wenn da mehrere Leute irgendwie drin hängen.

Definitiv. Aber es geht ja noch weiter. Z.B. Vertrags und Lizenzmanagement.

Laufzeiten Fristen. Alles im Blick. Keine verpassten Kündigungsfristen mehr

oder auch Wissensmanagement und Dokumentation.

Wie meinen Sie das?

Ja, wichtiges Know-how bei Projekten z.B. sichern, damit es eben nicht nur in irgendeinem E-Mailpostfach landet, sondern für alle zugänglich bleibt. Auch operative Abläufe können profitieren.

Operative Abläufe z.B. stellen Sie sich vor, Sie haben Preiserhöhungen, die müssen ja koordiniert ausgerollt werden oder Sortimentswechsel. Wir haben da einen Kunden, ein Schmuckgroßhändler, der hat seinen kompletten Prozess mit Pan digitalisiert.

Also von der Kundenanfrage, die kam früher auf einem Telefonzettel rein über den Auftragseingang, die Produktion bis hin zum Versand, alles digital.

Und was hat's gebracht?

Das Ergebnis war nicht nur, dass jeder Beteiligte seine Aufgaben in Echtzeit hatte, sondern vor allem diese durchgehende Transparenz. Jeder wusste jederzeit, wo welcher Auftrag gerade steht.

Das ist ein gutes Beispiel. Zeigt die Bandbreite ganz gut. Was würden Sie denn sagen? Ist so der Kernnutzen gerade für kleine und mittlere Unternehmen, wo ja oft äh ja, jede Minute zählt und jeder Euro.

Ja, da sehe ich eigentlich vier Hauptpunkte. Erstens, ganz klar, Effizienz und Zeitersparnis. Routinen laufen automatisch. Das entlastet die Mitarbeiter enorm.

Das reduziert Fehler, beschleunigt die Prozesse und schafft einfach wertvolle Zeitfrei für ja, für wichtigere Dinge.

Okay. Effizienz. Und der zweite Punkt?

Zweitens, und das ist oft mindestens genauso wichtig, Transparenz und Kontrolle. Über Dashboards sieht man jeder Zeit, wie die Prozesse laufen, wo es vielleicht gerade hakt.

Also Engpässe erkennen.

Genau. Engpässe früh erkennen und eben eingreifen können. Nicht erst, wenn es zu spät ist. Man behält den Überblick.

Und die Zusammenarbeit, das ist ja oft so ein Knackpunkt, gerade über Abteilungsgrenzen hinweg.

Das ist der dritte Punkt. Bessere Zusammenarbeit, bessere Koordination, klare Aufgabenverteilung, klare Zuständigkeiten und die Kommunikation findet direkt am Vorgang statt, integriert. Das vermeidet viele Missverständnisse. Verstehe.

Und viertens, ein Punkt, der oft unterschätzt wird, Wissen sichern. Das ganze Prozess Know-how steckt dann im System.

Und nicht nur in den Köpfen von einzelnen Mitarbeitern, die vielleicht irgendwann gehen. Das ist gold wert, gerade bei Mitarbeiter wechseln oder wenn jemand mal krank ist.

Das ist ein wichtiger Punkt. Stimmt. Sie erwähnten ja die Integration in die Soft Engine ERP Suite. Das ist sicher entscheidend. Ist das wirklich nahtlos oder muss ich am Ende doch wieder Daten von A nach B schieben?

Nein, genau das ist der Spring. Punkt und ein wesentlicher Vorteil. Pan ist eben keine Insellösung. Es ist tief und ja wirklich nahtlos in die Soft Engine ERP Suite integriert.

Es greift direkt auf alle relevanten Daten zu. Also Warenwirtschaft, CRM, Adressen, Artikel, Belege, alles was da ist.

Also keine Medienbrüche.

Genau. Kein Kopieren von Daten, keine doppelte Eingabe. Alles läuft zentral zusammen und das macht den Informationsfluss erst wirklich reibungslos und äh Ja, effizient.

Und warum ist es gerade heute, sagen Sie, so wichtig, sich damit zu beschäftigen? Reicht es nicht, wenn die Dinge halt irgendwie laufen?

Na ja, irgendwie laufen ist in der heutigen Zeit oft nicht mehr genug, oder? Stichwort Fachkräftemangel, Kostendruck. Der Wettbewerb schläft ja auch nicht.

Stimmt.

BPM schafft halt die Grundlage für eine agilere Unternehmensführung. Man wird schneller, flexibler, robuster. Es hilft die wertvollen Ressourcen, die man hat, also die Mitarbeiter, gezielte einzusetzen. Das Wissen im Unternehmen besser zu nutzen und sich eben kontinuierlich zu verbessern. Das ist schon ein wichtiger Baustein für die Zukunftsfähigkeit, würde ich sagen.

Also keine Angst vor der Komplexität.

Nein, da gibt es auch Unterstützung, Assistenten helfen beim Einstieg. Man muss also nicht bei null anfangen auf der grünen Wiese.

Gut, fassen wir vielleicht noch mal kurz zusammen. Soft Engine Bpm ist also kein separates Werkzeug, sondern wirklich ein integrierter Ansatz direkt in der EAP Suite. Es hilft die täglichen Arbeitsabläufe von einfachen bis zu ja komplexen Genehmigungsketten zu digitalisieren, schneller zu machen und transparenter zu gestalten.

Bringt Struktur rein, sichert Wissen und fördert die Zusammenarbeit. Habe ich das so richtig verstanden?

Genau, das ist der Kern. Besser hätte ich es auch nicht sagen können. Und äh vielleicht zum Abschluss eine Frage so als Denkanstoß direkt an Sie da draußen. Wenn Sie jetzt mal an Ihren eigenen Arbeitsalltag denken, welcher eine Prozess ist es bei Ihnen, der immer wieder für die größten, na ja, Reibungs Verluste sorgt oder für Unklarheiten, Verzögerungen.

Wäre nicht genau das vielleicht der ideale Punkt, um mal über digitale Optimierung mit BPM nachzudenken? Wo liegt bei Ihnen der größte Hebel?