Mitdenkende ERP - Wie Assistenzfunktionen Mitarbeiter in Unternehmen wirklich entlasten

Shownotes

Für alle, die nicht mehr alles selbst klicken wollen – sondern sich auf ein System verlassen möchten, das mitdenkt, vorschlägt und unterstützt.

Links & Quellen: https://softengine-erp.de/ki https://softengine-erp.de/erp-software/intelligent-buchen/ https://softengine-erp.de/erp-software/bestellwesen-einkauf/

Transkript: Herzlich willkommen, liebe Geschäftsführende, Hiebe Abteilungsleiter. Ja, im Mittelstand da zählt ja wirklich jede Minute. Jede Entscheidung muss sitzen, das kennen Sie. Aber wie wäre es denn, wenn Ihre ERP Software nicht nur, na ja, Daten verwaltet, sondern wirklich aktiv mitdenkt, sie unterstützt und sogar dazu lernt, um Ihnen Arbeit abzunehmen. Genau, das ist die Idee hinter intelligenten Assistenzsystemen. Und heute schauen wir uns mal ganz genau an, welche Vorteile solche Systeme bringen. Speziell die in der Soft Engine ERP Suite quer durchs Unternehmen, von der Buchhaltung bis zum Einkauf. Genau. Lassen Sie uns da mal direkt einsteigen. Warum ist dieses ja Mitdenken der Software gerade heute so wichtig für den Erfolg? Also, es geht im Kern um zwei Dinge: Effizienz und Wettbewerbsfäh IT ganz klar. Okay. In einer Zeit, wo alles immer schneller werden muss, ähm automatisieren diese intelligenten Systeme eben Routineaufgaben. Das reduziert nicht nur Kosten, das ist das eine, sondern minimiert eben auch die Fehlerquellen, die bei manueller Arbeit halt so entstehen. Ja, klar. Menschliche Fehler, richtig. Und gleichzeitig liefern Sie ihnen Daten in Echtzeit und zwar so aufbereitet, dass Sie kluge Entscheidungen treffen können. Damit können Sie viel schneller, viel fundierter auch das reagieren, was im Markt passiert. Okay, verstehe. Dann lassen uns doch mal weg von der Theorie rein in die Praxis der Softengine EAP Suite. Wo genau setzen diese intelligenten Helfer denn da an, um die Abläufe spürbar zu verbessern? Vielleicht fangen wir mal da an, wo oft echt viel Zeit drauf geht in der Buchhaltung. Absolut. Ja, ein echtes Highlight ist da sicher der äh intelligente Buchungsassistent. Mhm. Stellen Sie sich vor, das System schaut sich Ihre Bankumsätze an, erkennt automatisch E-Bahns und schlägt Buchungen vor, aber das Besondere ist, es lernt mit. Ah, okay. Jede manuelle Korrektur, jeder Eingriff macht es beim nächsten Mal besser. Es nutzt also ja Prinzipien des maschinellen Lernens, ohne dass sie sich als Anwender groß darum kümmern müssen. Und was bringt das dann unterm Strich? Gibt's da Erfahrungswerte? Ja, die gibt es und die sind wirklich beeindruckend. Also Kunden berichten uns, dass dieser Assistent bis zu 80% der manuellen Buchungsarbeit abnehmen kann. 80%. Wow. Ja. Und das kann dann je nach Unternehmensgröße, je nach Belegvolumen eine Zeitersparnis von bis zu sieben Arbeitstagen pro Monat bedeuten. 7 Tage im Monat, das ist ja mal eine Ansage. Absolut. Und diese Zeit wird dann eben frei für, sagen wir mal, Kontrollaufgaben oder strategische Finanzthemen. Ergänzt wird das Ganze dann noch durch eine automatische Belegeerkennung, die liest also eingehende Rechnungen und macht ebenfalls lernbasierte Buchungsvorschläge. Das beschleunigt die Finanzprozesse noch mal enorm und senkt die Fehlerprote. Das ist wirklich beachtlich, aber die Systeme helfen ja nicht nur in der Buchhaltung, nämlich an. Wie sieht's denn z.B. im Einkauf aus oder im Lager? Da kennt man ja das Problem. Zu viel bestellt oder plötzlich ist doch zu wenig da. Genau da setzt die smarte Assistenz für Einkauf, Lager und Buchhaltung an. Die analysiert eben nicht nur statisch die aktuellen Bestände. Mhm. Sondern sie bezieht auch Vergangenheitsdaten mit ein, äh Bewegungen, bekannte Lieferzeiten, um dann wirklich clevere Bestellvorschläge zu generieren oder den Bedarf automatisch zu ermitteln. Das Ziel ist es halt wegzukommen von diesen Ja. starren Mindestbeständen hin zu einer vorausschauenden Planung. Also clever planen, um sicher liefern zu können, aber ohne unnötig Kapital im Lager zu binden. Verstehe. Das klingt ja nach mehr als nur reiner Automatisierung. Es geht ja auch darum, die Prozesse insgesamt irgendwie ja zu glätten. Stichwort wäre da vielleicht Business Process Management. Kurz BPM. Was verbirgt sich denn dahinter in der Soft Engine Welt? Ja, BPM, also Geschäftsprozessmanagement, da geht es darum, Abläufe im Unternehmen durchgängig digital zu gestalten, ohne manuelle Umwege, ohne Papierstau sozusagen. Okay, Sie können Ihre spezifischen Prozesse, denken Sie mal an Freigaben für Bestellung ab einem bestimmten Wert oder die Genehmigung von Gutschriften. Sie können die im System modellieren, automatisieren und dann auch überwachen. Alles läuft digital, auch die Freigaben. Das schafft nicht nur Effizienz, das ist klar, sondern auch eine enorme Transparenz. Sie sehen jederzeit, wo eine Aufgabe gerade steht. und wo es vielleicht hakt. Und wenn ich jetzt als Entscheider mal schnell einen Überblick brauche oder bestimmte Daten analysieren will, oft ist das ja doch recht mühsam, an die richtigen Zahlen zu kommen. Genau dafür gibt es die sogenannten Infopools und Selektionspools. Das sind äh wirklich mächtige Werkzeuge. Aha. Mit denen können Sie individuelle Auswertungen und Kennzahlen erstellen und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Das ist gut. Sie können sich Dashboards zusammenklicken, Daten visualisieren. Und ganz wichtig per Drill, also durchklicken bis auf die einzelne Buchung oder den einzelnen Beleg hinuntergehen, um Ursachen zu verstehen. Und diese Filter und Sichten, die Sie da erstellen, die lassen sich speichern und immer wieder nutzen, etwa für Marketingaktionen, im Vertrieb oder eben auch im Einkauf zu Lieferantenbewertung. Und ein weiterer Punkt hier ist noch die Überwachung von Debitorenrisiken, also die Gefahr, dass Kunden nicht zahlen. Wichtiges Thema. Ja, absolut. Das System zeigt überfällige Forderungen übersichtlich an filterbar nach Kriterien wie Mahnstufe oder Betragshöhe, damit sie ihre Liquidität proaktiv sichern können. Das heißt also all diese Werkzeuge zusammen von der lernenden Buchhaltung über die smarte Einkaufsplanung bis zur transparenten Prozesssteuerung und dieser einfachen Datenanalyse, das alles hilft mir dann schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Exakt. Genau das ist der Punkt, weil Sie durch die Echtzeitdaten und die transparenten oft automatisierten Prozesse sofort sehen, wo ihr Unternehmen steht. Mhm. Sie erkennen Trends früher, können Engpässe vermeiden und treffen Entscheidungen einfach auf einer viel solideren Datenbasis. Und diese Agilität, die ist heute ein ganz entscheidender Wettbewerbsvorteil gerade für den Mittelstand. Ja, das leuchtet ein. Also, was ist so die Kernbotschaft für unsere Zuhörerinnen und Zuhörer? Ich würde sagen, intelligente Assistenzsysteme, sowie sie eben in der Softengine EP Suite integriert sind, das ist keine ferne Zukunftsmusik mehr. Richtig, das sind heute verfügbare ganz praktische Werkzeuge, die helfen Ihnen ganz konkret Zeit zu sparen, denken Sie die bis zu 7 Tage in der Buchhaltung, Fehler zu reduzieren, Kosten zu senken und ihr Unternehmen insgesamt einfach schneller und schlagkräftiger zu machen. Ein sehr greifbarer Nutzen, finde ich. Zum Abschluss vielleicht noch eine Frage ähm zum Mitnehmen für Sie, liebe Zuhörerinnen und Zuhörer. Ja, denken Sie doch einfach mal darüber nach, welcher sich ständig wiederholende Prozess in Ihrem Unternehmen, vielleicht sogar ein lästiger, aber notwendiger, welcher raubt Ihnen oder Ihren Mitarbeitern am meisten Zeit Zeit für die wirklich wichtigen, die strategischen Aufgaben. Mhm. Und jetzt stellen Sie sich einfach mal vor, dieser Prozess liefe dank intelligenter Unterstützung weitgehend automatisch im Hintergrund ab. Welchen Freiraum würde das schaffen? Für Innovation, für Kundenpflege, für Wachstum?