Reibungslose Lieferprozesse & begeisterte Kunden

Shownotes

In dieser Episode beleuchten wir, wie Sie als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter in kleinen und mittleren Unternehmen Ihre Versandabwicklung revolutionieren können. Im Fokus steht dabei das Liefersystem der Soft Engine ERP SUITE, das darauf abzielt, Versandprozesse neu zu denken, um maximale Effizienz, minimale Fehlerquoten und begeisterte Kunden zu erzielen. Das erwartet Sie in dieser Folge: • Warum ein spezialisiertes Liefersystem? Wir erörtern, warum manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen stoßen und wie die Soft Engine ERP SUITE durch Struktur und Automatisierung operativem Chaos vorbeugt. Das System visualisiert den gesamten Ablauf von der Auftragsprüfung bis zur Abholung durch den Dienstleister als klare Abfolge definierter Schritte – ähnlich wie Karteikarten. • Automatisierte Problemprüfung – Stolpersteine vermeiden: Erfahren Sie, wie das System Aufträge digital prüft und Fehler wie fehlende Zahlungen, unklare Adressen oder nicht lagernde Artikel extrem früh erkennt. Es nutzt dabei über 42 vordefinierte (und erweiterbare) Problemkategorien und bietet im Modul sogar direkt passende Lösungsvorschläge an, was enorm viel Zeit bei der Klärung und Nachbearbeitung spart. • Effizienz im Lager durch laufwegoptimierte Kommissionierung: Entdecken Sie, wie jede Lagerposition eine eindeutige "Pick ID" erhält. Auf dieser Basis erstellt das System Picklisten nach der kürzesten Route durchs Lager, was die Wegezeiten der Mitarbeiter um bis zu 30% reduzieren kann. Zudem können mehrere Aufträge auf einer Liste gebündelt und mobile Datenerfassungsgeräte (MDEs) eingesetzt werden, um Mitarbeiter Schritt für Schritt zu führen und eine papierlose Erfassung in Echtzeit zu ermöglichen. • Weitere Automatisierungsmöglichkeiten für Ihren Versand: Wir zeigen auf, wie Sie individuelle Lieferkategorien festlegen können (z.B. für Eilaufträge oder bestimmte Spediteure). Erfahren Sie, wie Versanddokumente automatisch generiert, Tracking IDs eingelesen und automatische Status-E-Mails an Kunden versendet werden können. Auch die Berücksichtigung der Kapazitäten am Packplatz zur fairen Arbeitslastverteilung wird thematisiert. • Erfolgreich in der Praxis – Ein konkretes Beispiel: Hören Sie, wie ein Händler für Fahrzeugersatzteile nach der Einführung des Systems die Anzahl der pro Stunde bearbeiteten Pakete verdoppeln konnte. Diese Effizienzsteigerung war besonders entscheidend, um das stark gestiegene Bestellvolumen während des Onlinehandel-Booms 2020 zu bewältigen. • Maximale Effizienz: Empfehlenswerte Zusatzmodule: Wir stellen die drei zentralen Komponenten vor, die den größten Schub für Ihre Prozesse bringen: den Versandschnittstellenmanager für die Anbindung an gängige Dienstleister (DHL, DPD, UPS, Hermes, GLS), die speziell für den Packtisch optimierte Packstation und die MDE-Geräte für mobile Datenerfassung. Zusammenfassend bietet das Liefersystem der Soft Engine ERP SUITE kleinen und mittleren Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil durch gezielte Automatisierung, klare Strukturen und intelligente Optimierungen. Die Prozesse werden schneller, fehlerärmer und schonen die Ressourcen Ihres Teams. Denkanstoß zum Abschluss: Wo spüren Sie in Ihren aktuellen Versandprozessen kleine, tägliche Reibungsverluste? Überlegen Sie, welches Potenzial sich entfalten könnte, wenn diese Punkte gezielt durch solche Technologien optimiert würden.

Transkript: Wenn Sie als Geschäftsführer oder vielleicht Abteilungsleiter in einem kleinen oder mittleren Unternehmen tätig sind, dann wissen Sie ja, wie entscheidend reibungslose Lieferprozesse sind. Heute schauen wir uns mal ganz gezielt an, wie Sie Ihre Versandabwicklung nicht nur effizienter gestalten, sondern ja damit auch die Kundenzufriedenheit steigern und ihr Team ganz spürbar entlasten können. Im Mittelpunkt steht dabei das Liefersystem der Soft Engine EP SUITE. Genau, wir konzentrieren uns darauf, wie dieses System ihnen helfen kann, m Versandprozesse neu zu denken. Es geht um maximale Effizienz, es geht um minimale Fehlerpquoten und letztlich darum, ihre Kunden wirklich zu begeistern. Wir beleuchten heute Kernfunktionen, zeigen auch beeindruckende Effizienzsteigerung auf und schauen uns an, wie sich das Ganze in der Praxis so bewährt. Gerade auch angesichts von Herausforderungen wie diesem ja rasanten Wachstum im Onlinehandel. Ja, guter Punkt. Lassen Sie uns doch direkt mal einsteigen. Warum ist dann so ein spezialisiertes Liefersystem überhaupt notwendig. Ich meine, es geht doch sicher um mehr als nur darum, ein Paket auf den Weg zu bringen, oder? Absolut. Der Kern des Ganzen ist ja das richtige Produkt zur richtigen Zeit äh in der richtigen Menge, am richtigen Ort. Manuelle Prozesse, die stoßen da einfach schnell an Grenzen. Die sind oft fehleranfällig und na ja, langsam. Das Liefersystem setzt genau hier an. Es bringt Struktur rein und äh Automatisierung in den gesamten Ablauf. Man kann sich das vielleicht wie eine klare Abfolge vorstellen über definierte Schritte oft als Kateikarten visualisiert. Okay, das geht von der ersten Auftragsprüfung über die Kommissionierung und das Verpacken äh bis hin zur Abholung durch den Dienstleister. Das schafft Transparenz und vermeidet dieses operative Chaos. Und was auch schön ist, sind bestimmte Schritte für einen Auftrag mal nicht nötig. Können Sie die auch einfach überspringen? Das klingt nach einer klaren Struktur. Ja, aber was ist mit den typischen Stolpersteinen? Ich denke da an eine fehlende Zahlung, eine unklare Adresse. oder ein Artikel ist plötzlich doch nicht lagernd. Solche Dinge können ja schnell den ganzen Fluss blockieren. Ein sehr wichtiger Punkt und genau hier zeigt sich eine besondere Stärke, die automatisierte Problemprüfung. Bevor ein Auftrag überhaupt, ich sag mal physisch im Lager ankommt, durchläuft eine digitale Prüfung. Das System checkt den Auftrag. Und zwar anhand von über 42 vordefinierten, die kann man aber auch individuell erweitern, Problemkategorien. Fehler werden also extrem früh erkannt, nicht erst am Praktisch. Das ist der entscheidende Punkt. Genau. Und das Beste, das System meldet nicht nur das Problem, es bietet direkt im Modul auch passende Lösungsvorschläge an. Also z.B. könnte es direkt eine auftragsbezogene Nachbestellung anstoßen oder es weist auf notwendige Preiskorrekturen hin. Das spart natürlich enorm viel Zeit in der Klärung und bei der Nachbearbeitung. Verstehe. Also Probleme proaktiv abfangen, bevor sie wirklich Zeit kosten, das ist clever. Und wie sieht es dann mit der Effizienz direkt im Lager aus? Ich meine, das Suchen und Laufen der Mitarbeiter ist ja oft ein großer Zeitfresser. Stimmt. Dafür gibt es die Laufwege-optimierte Kommissionierung. Da bekommt jeder Lagerplatz eine eindeutige Kennung, eine sogenannte Pick ID. Pick ID. Auf dieser Basis erstellt das System dann automatisch Picklisten und die sind nach der kürzesten Route durchs Lager sortiert. Das allein kann die Wegezeiten schon um bis zu 30% reduzieren. Das muss man sich mal vorstellen. Wow. 30 Ja, zusätzlich können auch mehrere Aufträge geschickt auf einer Liste gebündelt werden. Äh, das vermeidet dieses unnötige Hin und Her mobile Datenerfassungsgeräte, also MDEs, die führen ihre Mitarbeiter dann Schritt für Schritt durch den Prozess. Die Erfassung geht flexibel, per Scan oder auch mal manuell und die Daten sind sofort im System, also keine Zettelwirtschaft mehr. Das klingt wirklich nach einer spürbaren Entlastung und auch Beschleunigung für das Lagerteam, welche weiteren Automatisierung Möglichkeiten stecken denn da noch drin. Da gibt es eine ganze Reihe. Sie können z.B. individuelle Lieferkategorien festlegen. Z.B. na ja, etwa für Eilaufträge oder Sendungen, die über einen bestimmten Spediteur laufen sollen, wie DHL oder vielleicht eine Palettenspedition. Versanddokumente, also Lieferscheine oder Labels, die können automatisch generiert werden. Tracking IDs der Versender werden eingelesen und können dann automatische E-Mails an die Kunden auslösen. Ihr Paket ist unterwegs. Ah, sehr gut. Sogar die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter am Packplatz können berücksichtigt werden. Das hilft eine faire Arbeitslastverteilung sicherzustellen und Überlastung zu vermeiden. Das klingt in der Theorie überzeugend, aber gibt es denn auch Beispiele, wo das in der Praxis nachweislich funktioniert hat? Ja, definitiv. Nehmen wir mal einen Händler für Fahrzeugersatzteile. Ein konkretes Beispiel: Nach der Einführung des Systems konnte dieser Anzahl der Pakete, die pro Stunde im Versand bearbeitet wurden, verdoppeln. verdoppeln. Ja, verdoppeln. Gerade als 2020 der Onlinehandel so geboomt hat, war diese gewonnene Effizienz absolut entscheidend, um das enorm gestiegene Bestellvolumen überhaupt noch ja händeln zu können. Kann ich mir vorstellen. Die optimierten Pickingpzesse und die kürzeren Laufwege waren da wirklich ein zentraler Faktor für den Erfolg. Eine Verdopplung der Leistung ist wirklich beeindruckend. Wenn man jetzt sagt, man möchte das Maximum aus dem System herausholen, welche Zusatzmodule sind dafür besonders empfehlenswert? Um die volle Effizienz zu erreichen, sind meist drei Komponenten zentral. Erstens, der sogenannte Versandschnittstellenmanager, der stellt die direkte Anbindung an die gängigen Dienstleister sicher, also DHL, DPD, UPS, Hermes, GLS, die üblichen Verdächtigen. Zweitens, die sogenannte Packstation. Das ist eine speziell für den Packtisch optimierte Benutzeroberfläche, die das Arbeiten dort äh vereinfacht. Macht Sinn. Und drittens, die bereits erwähnten MDEG Geräte für die mobile Datenerfassung direkt im Lager. Diese drei zusammenbringen wirklich den größten Schub. Gut, fassen wir also noch mal kurz zusammen. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet das Liefersystem der Soft Engine ERP SUITE durch gezielte Automatisierung, durch klare Strukturen und intelligente Optimierungen einen echten ja Wettbewerbsvorteil. Die Prozesse werden schneller, sie werden fehlerärmer und schonen natürlich auch die Ressourcen ihres Teams. Ganz genau. Und vielleicht als Kleiner Denkanstoß zum Abschluss für Sie da draußen. Wo genau spüren Sie denn in Ihren aktuellen Versandprozessen vielleicht die kleinen täglichen Reibungsverluste? Diese Dinge, die man möglicherweise schon als normal hinnimmt? Überlegen Sie doch mal, welches Potenzial sich da entfalten könnte, wenn genau diese Punkte durch solche Technologien gezielt optimiert würden.